1. Administrator i kontakt
Administratorem danych przetwarzanych przy obsłudze tego serwisu, formularzy i sesji zdalnych Jakuba jest MultiDoradztwo Jakub Głowiński, NIP 5223268699, ul. Herbu Oksza 14/112, 02-495 Warszawa, Polska.
W sprawie danych, usunięcia zapisu lub wycofania zgody skontaktuj się: jakub.glowinski@aktywnysenior.com.pl, telefon 725 909 723 lub korespondencyjnie na powyższy adres. W wiadomości możesz dopisać „dane osobowe”.
Centrum prezentuje także usługi innych specjalistów. Dane przekazane bezpośrednio wybranemu specjaliście, jego dokumentacja medyczna lub rezerwacja w Booksy podlegają informacjom właściwego usługodawcy. Dane kontaktowe tych osób są na stronie kontaktowej. Ta polityka nie ustanawia Jakuba administratorem dokumentacji wszystkich gabinetów.
2. Jakie dane otrzymujemy
- Kontakt i prośba o telefon: imię, nazwisko, telefon, e-mail — jeżeli jest pole w formularzu — treść pytania, wybrany temat i zgoda na kontakt.
- Zainteresowanie kursem: imię, nazwisko, telefon, e-mail, źródło i kolejność zgłoszenia oraz informacje potrzebne do organizacji udziału.
- Formularz i zamówienie sesji: dane kontaktowe, pełna data urodzenia, rodzaj sesji, termin lub preferencja, adres nabywcy, a dla firmy również nazwa i NIP. W sesji ze zdjęcia także wskazane potrzeby i oczekiwania.
- Realizacja i rozliczenia: zdjęcie przesłane w przeznaczonym do tego panelu, podsumowanie sesji, historia zamówienia, płatności, dokumenty, zgody i korespondencja związana z usługą.
- Konto pacjenta sesji Jakuba: konto możesz założyć bez zakupu, podając imię, nazwisko i e-mail oraz akceptując regulamin. Tworzymy je również przy pierwszym zamówieniu. Zapisujemy dane konta i potwierdzenie akceptacji regulaminu przy rejestracji. Adres e-mail potwierdzasz przez jednorazowy link ważny godzinę, który pozwala samodzielnie ustawić hasło. Zapisujemy zabezpieczony skrót hasła, potwierdzenie adresu i niezbędną sesję logowania, a nie hasło w postaci jawnej. Konto obejmuje wyłącznie Twoje sesje u Jakuba. Zmiana hasła unieważnia poprzednie logowania.
- Strona i udostępniony asystent: adres IP i logi techniczne, informacje o przeglądarce, identyfikatory dostępu, a po włączeniu analityki także zdarzenia dotyczące korzystania ze strony. Jeśli użyjesz czatu, otrzymujemy wpisaną wiadomość i przebieg rozmowy.
Dane pochodzą przede wszystkim od Ciebie i z urządzenia używanego do połączenia. Status transakcji otrzymujemy od operatora płatności, a statusy doręczenia od dostawców wiadomości. Nie wymagamy PESEL ani skanu dokumentu tożsamości przy zakupie opisanych sesji.
3. Cele i podstawy przetwarzania
- Przygotowanie i wykonanie zamówienia, obsługa formularza na Twoje żądanie: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Odpowiedź na pytanie i organizacja kontaktu: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz interes w obsłudze korespondencji; przy działaniach prowadzących do umowy także lit. b. Gdy formularz opiera kontakt na zgodzie, stosujemy lit. a.
- Rozliczenia i obowiązki wynikające z prawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Rozpatrywanie roszczeń i zabezpieczenie dowodów: lit. f.
- Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i utrzymanie serwisu: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Dobrowolna analityka: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda na stosowanie odpowiednich technologii na urządzeniu.
Informacje o zdrowiu wymagają dodatkowej podstawy wskazanej w punkcie 4. Samo przeczytanie tej polityki lub zaakceptowanie regulaminu nie jest zgodą marketingową ani zgodą na przetwarzanie danych o zdrowiu. Wiadomości potrzebne do obsługi zamówienia nie są uzależnione od zgody na reklamę.
Podanie danych jest dobrowolne. Bez pól oznaczonych jako wymagane nie możemy obsłużyć wybranej funkcji, np. oddzwonić bez numeru telefonu lub dostarczyć dokumentów bez adresu e-mail. Odmowa analityki nie uniemożliwia zakupu ani kontaktu.
4. Zdrowie, zdjęcia i poufność
W formularzu sesji ze zdjęcia opis potrzeb może ujawniać informacje o zdrowiu. Ich przetwarzanie na potrzeby przygotowania i wykonania tej niemedycznej usługi opiera się na Twojej odrębnej, wyraźnej zgodzie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Możesz ją wycofać; jeżeli bez tych informacji nie da się wykonać sesji, uzgodnimy dalszą obsługę zamówienia zgodnie z jego warunkami.
Zdjęcie przesyłasz dopiero w przeznaczonym do tego prywatnym panelu, na etapie wskazanym w procesie sesji. Nie publikujemy go na stronie ani nie wykorzystujemy do reklamy na podstawie samego zamówienia. Fotografia nie jest wykorzystywana do automatycznego rozpoznawania tożsamości.
W zwykłym zapytaniu, czacie i formularzu sesji online nie przesyłaj dokumentacji medycznej, PESEL, zdjęć intymnych ani danych innych osób. Dostęp do materiałów sesji mają osoby upoważnione do jej obsługi. Szersze zasady są dostępne w informacji o danych sesji ze zdjęcia.
5. Jak długo przechowujemy dane
- Niedokończony formularz: do 30 dni od pierwszego zapisu; dalsza edycja nie odnawia tego okresu. Możesz wcześniej usunąć zapis przy formularzu. Po jego wykorzystaniu kopia robocza jest usuwana zgodnie z zasadami zapisu formularza.
- Zgłoszenie kończące się informacją o przygotowaniu usługi: do 30 dni od zgłoszenia, z możliwością wcześniejszego wycofania i usunięcia danych w prywatnym panelu.
- Zamówienie i jego dokumenty: przez czas realizacji i rozliczenia oraz właściwy okres przedawnienia roszczeń. Dokumenty podatkowe co do zasady przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Ten obowiązek nie oznacza automatycznie tak długiego przechowywania zdjęcia i opisu potrzeb.
- Kontakt, zgłoszenie kursowe i udostępniony czat: przez okres prowadzenia danej sprawy — do zakończenia uzgodnionego kontaktu, organizacji udziału lub obsługi rozmowy. Jeżeli kontakt prowadzi do umowy lub sporu, niezbędny zakres podlega okresom właściwym dla tej umowy lub roszczenia.
- Dane techniczne: przez okres diagnozowania zdarzeń, ochrony przed nadużyciami i wyjaśniania incydentu. Lokalne dane dostępu zwykle do końca sesji przeglądarki, a wybór cookies do 180 dni. Dla pozostałej pamięci przeglądarki okresy opisano poniżej.
Wycofanie zgody kończy przetwarzanie oparte na tej zgodzie. Nie usuwa obowiązku zachowania dokumentów wymaganych prawem lub danych koniecznych do rozpatrzenia konkretnego roszczenia. Kopie bezpieczeństwa służą odtworzeniu systemu i nie są używane do bieżącego kontaktu z użytkownikiem.
6. Dostawcy i odbiorcy danych
Dostęp jest ograniczony do osób obsługujących daną sprawę i dostawców potrzebnych do wykonania konkretnej funkcji. Zależnie od tego, z czego korzystasz, są to:
- dostawcy hostingu, utrzymania i zabezpieczenia serwisu oraz upoważniona obsługa;
- Brevo / Sendinblue i skonfigurowana poczta — adres odbiorcy, treść wysyłanej wiadomości i załączniki potrzebne do jej doręczenia; SMSAPI / LINK Mobility — numer odbiorcy, treść SMS i dane doręczenia;
- PayPro S.A. — Przelewy24, gdy rozpoczynasz dostępną płatność, oraz podmioty obsługujące księgowość i wymagane rozliczenia. Przy wystawieniu rzeczywistej faktury dane nabywcy i rozliczenia trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), prowadzonego przez administrację skarbową. Nie przekazujemy do KSeF zdjęć, opisu potrzeb ani notatek z sesji. Operator płatności nie otrzymuje od nas opisu potrzeb ani zdjęcia jako opisu transakcji;
- Google — analityka po Twojej zgodzie, osadzona mapa po jej załadowaniu oraz integracja kalendarza w zakresie obsługi terminu; Booksy — gdy korzystasz z jego kalendarza lub rezerwacji;
- OpenAI — jeżeli udostępniony asystent korzysta z generowania odpowiedzi; do dostawcy trafia treść potrzebnej części rozmowy, dlatego nie wpisuj tam informacji poufnych;
- organy uprawnione na podstawie przepisów i doradcy obsługujący konkretną sprawę, w niezbędnym zakresie.
Operatorzy zewnętrznych usług mogą występować także jako odrębni administratorzy. Więcej informacji: Google, Przelewy24, Brevo. Przejście na zewnętrzną stronę lub załadowanie jej widżetu może przekazać temu dostawcy adres IP i informacje o urządzeniu.
7. Dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym
Usługi dostawców działających globalnie, w szczególności Google oraz ewentualnie dostawcy asystenta, mogą wiązać się z przetwarzaniem danych poza EOG. Ochronę transferu określają właściwe podstawy przewidziane w RODO, np. decyzja o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowe klauzule umowne. W sprawie odbiorcy, miejsca przetwarzania i zastosowanych zabezpieczeń możesz skontaktować się z administratorem oraz zapoznać z informacją danego dostawcy.
9. Asystent i automatyzacja
Jeśli asystent jest dostępny, zapis rozmowy służy udzieleniu odpowiedzi, zachowaniu jej kontekstu i obsłudze zgłoszonej sprawy. Historia w przeglądarce może pozostać do zakończenia jej sesji. Czat nie jest miejscem przekazywania danych o zdrowiu ani dokumentów. Prośba o oddzwonienie jest osobnym formularzem wymagającym podania danych i potwierdzenia kontaktu.
Automatyczne porządkowanie tematów, odpowiedzi asystenta oraz sprawdzanie dostępności terminu nie stanowią diagnozy. Nie podejmujemy wobec użytkownika wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki. Informacja od asystenta nie zastępuje potwierdzenia zamówienia lub płatności.
10. Twoje prawa
Na zasadach RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz — w odpowiednich przypadkach — przeniesienia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie i wycofać udzieloną zgodę. Usunięcie może nie obejmować dokumentów, które musimy zachować na innej podstawie prawnej.
Żądanie skieruj do administratora wskazanego w punkcie 1. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, bez zbierania nadmiarowych danych. Odpowiemy co do zasady w ciągu miesiąca; o uzasadnionym przedłużeniu terminu poinformujemy zgodnie z RODO. Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Bezpieczeństwo i zmiany polityki
Stosujemy szyfrowane połączenia HTTPS, ograniczenia dostępu do paneli, prywatne klucze dostępu i szyfrowanie zapisanych formularzy. Konto pacjenta pozostaje dostępne do czasu jego zamknięcia; prośbę o zamknięcie i usunięcie danych możesz przekazać na adres kontaktowy. Dokumenty i dane zamówień podlegają odrębnym okresom przechowywania opisanym powyżej. Logowanie wygasa po 8 godzinach bezczynności, nie później niż po 7 dniach. Nie udostępniaj hasła ani prywatnego linku sesji i zabezpiecz urządzenie, z którego korzystasz. Pytania o dane nie wymagają przesyłania hasła ani klucza prywatnego panelu.
Politykę aktualizujemy przy zmianie funkcji serwisu, sposobu przetwarzania lub przepisów. Nowa wersja otrzymuje datę. Aktualizacja dokumentu nie oznacza automatycznego rozszerzenia wcześniej udzielonej zgody. Warunki zakupu nadal określają regulamin sesji zdalnych oraz warunki sesji ze zdjęcia.